Danışmanlık vesilesiyle tanıdığım birkaç şirkette, 6 – 7 farklı iş biriminin her birinde sadece raporlamayla uğraşan 4 – 5 kişilik gruplar vardı.  Yani 35 – 40 kişi, tüm mesailerini farklı kaynaklardan, faklı sistemlerden rakamlar bulup yönetim kademelerine rapor yazmaya ayırıyorlardı. Her bir departman farklı kaynakları ve farklı tanımları kullandığı için, aynı konudaki raporlar bile farklı rakamlar gösteriyorlardı. Aslında, yönetimin elinde sağlam ve tutarlı raporlar da olamıyordu.

Rakamlar tutarsız olunca, farklı iş birimlerinin satış elemanlarının performansı düzgün ölçülemiyordu. Performansı ölçmek için getirilen (dayatılan) uygulamalar öyle çok zaman alıyordu ki, satışla uğraşanları mutsuz ediyordu.

İş birimleri çeşitli üyelik veya sadakat programları yapmıştı ya da tasarlıyordu. Bu programları yaparken (şu kadar alana bu kadar indirim gibi) basit önermelerden başka şey düşünmemişlerdi. Müşterilerin ürün kullanım bilgilerini işleyemedikleri için verimli kullanamıyorlardı.

Başta CRM olmak üzere, çeşitli konularda bilgi yönetimi projesine ihtiyaçları olduğu açıktı.

Projenin ilk aşamasının amacını şöyle belirledik.

Şirketin tüm işlevsel (operasyonel) sistemlerindeki verileri birleştirmek ve şirketin içindeki tüm departmanlar arası bilgi ihtiyacını destekleyerek “kurumun tek doğrusu”nu oluşturan yeni veri ambarı (VA) sistemini inşa etmek.

Bu sistem:

• Şirket içindeki iş birimleri arasındaki temiz, tam, tutarlı ve güncel bilgi erişimini kolaylaştıracak ve hızlandıracak;
• Satış elemanlarının raporlamaya çok daha az zaman harcamasını ve müşterileri ve potansiyel müşterileri ile çok daha fazla zaman geçirmesini sağlayacak;
• Acentelerin / bayilerin / şubelerin / dükkânların, satış temsilcilerinin ve şirket içi departmanların performansına dayalı KPI’ların raporlamasını daha fazla destekleyecek;
• İş birimlerinin, çeşitli müşteri üyelik / sadakat programlarıyla edinilen müşteri ve işlem bilgilerinden daha fazla yararlanmasını mümkün kılacak;
• Şirkete, daha zengin müşteri ve işlem bilgilerinin avantajını kullanabileceği sağlam bir temel sağlayacak

şekilde tasarlanmalıydı.

Bu doğrultuda işe başladık.

Basitçe hesaplarsak, aylık ortalama brüt maaş 2.000 TL olsa (ki bu şirketlerde daha yüksek idi):

35 x 2000 = 70.000 TL / ay
70.000 x 12 = 840.000 TL / yıl

Bir yatırım 3 sene içinde kendini öderse (yaklaşık %35 geri dönüş oranı) başarılıdır.

Projeyi iyi yönetirseniz, 840 bin TL harcamadan raporlama sistemini kurarsınız.

Patronunuzu “neden CRM’e yatırım yapmalı” diye ikna etmek için yukarıdaki mavi yazılı metni ve bu hesaplamayı kullanabilirsiniz.

Meraklısına: Devam yazısında, bu başlangıç aşamasında şirketin zaman ve emek harcaması gereken konular üzerinde durulacak

 12 Şubat 2015